Gültig heißt nicht, dass die Anschrift stimmt.

Warum die Nummer allein nicht reicht

Wer Ware an einen Kunden in einem anderen EU-Land liefert, muss wissen, dass dieser Kunde dort als Unternehmer geführt wird. Dafür gibt es beim Bundeszentralamt für Steuern zwei Wege. Die einfache Abfrage sagt nur, ob eine Nummer zum Zeitpunkt der Anfrage gültig war — gültig heißt dort also bloß: Die Nummer existiert und ist aktiv. Die qualifizierte Abfrage vergleicht zusätzlich Firmenname, Straße, PLZ und Ort mit dem Register des anderen Mitgliedstaats und meldet jede der vier Angaben einzeln zurück.

Der Unterschied ist in der Praxis größer, als er klingt. Die Nummer ändert sich selten. Die Anschrift ändert sich dauernd: Firmen ziehen um, benennen sich um, wechseln die Rechtsform, Straßen werden umbenannt. Im eigenen Adressstamm bleibt davon erst einmal nichts hängen. Die Nummer ist also weiterhin gültig, und trotzdem stimmt die Anschrift nicht mehr mit dem überein, was das Register des anderen Landes führt.

Dazu kommt: Eine Bestätigung gilt für den Moment, in dem sie eingeholt wurde. Eine Abfrage von vor zwei Jahren sagt nichts über heute. Damit ist die Prüfung keine einmalige Sache, sondern eine, die wiederholt werden muss — und genau daran scheitert sie meistens.

Was ohne System passiert

• Jede Nummer wird einzeln in das Webformular des Amts getippt
• Das Ergebnis wird ausgedruckt oder als PDF abgelegt — und nicht wiedergefunden
• Geprüft wird, wenn jemand daran denkt, meist beim ersten Auftrag
• Abweichungen bei Straße oder Ort gehen unter, weil „gültig" dasteht
• Bei dreistelliger Kundenzahl macht das niemand mehr von Hand

Der letzte Punkt ist der entscheidende. Ein Agrarhandel mit EU-Geschäft hat nicht fünf, sondern über hundert Kunden mit einer ausländischen USt-IdNr. Von Hand ist das kein Arbeitsschritt mehr, sondern ein Nachmittag. Eine USt-ID-Prüfung in dieser Größenordnung lässt sich nur automatisieren — oder sie unterbleibt, und man verlässt sich auf eine Bestätigung von vor zwei Jahren.

Der Name im ERP ist nicht der Name beim Amt

Das war die Stelle, an der die erste Fassung reihenweise rote Felder produzierte. In der Warenwirtschaft steht im Kundennamen ein Suchbegriff: abgekürzt, oft abgeschnitten, gewachsen über Jahre, gut zum Finden am Telefon. Das Amt vergleicht aber mit dem Firmennamen so, wie er im Register des anderen Landes eingetragen ist — mitsamt Rechtsform.

„Lagerhaus Ges.m.b.H" und der vollständige eingetragene Name sind für einen Menschen dieselbe Firma und für den Abgleich zwei verschiedene. Die Lösung lag nicht in der Prüfung, sondern eine Ebene darunter: Die Anwendung nimmt nicht den Kurznamen, sondern das Namensfeld des Adressstamms, in dem die offizielle Schreibweise steht. Danach blieben die Abweichungen übrig, die wirklich welche sind.

Das ist typisch für solche Anbindungen. Die Arbeit steckt selten in der Schnittstelle selbst, sondern in der Frage, welches Feld der Warenwirtschaft eigentlich das richtige ist —wie so eine Anbindung aufgebaut ist, steht auf einer eigenen Seite.

Abgrenzung

Die Anwendung holt Bestätigungen ein und hält sie auffindbar. Sie ist keine steuerliche Beratung, trifft keine Entscheidung über die Steuerfreiheit einer Lieferung und ersetzt keinen der übrigen Nachweise, die dazugehören. Ob eine Abweichung harmlos ist oder geklärt werden muss, entscheidet die Buchhaltung — die Anwendung sorgt dafür, dass die Abweichung überhaupt jemandem auffällt.

Technisch hängt sie am Dienst des Bundeszentralamts: Ist der nicht erreichbar, bleibt eine Prüfung ausstehend und wird später nachgeholt. Das Amt beantwortet Anfragen außerdem nur unter der eigenen deutschen USt-IdNr.; eine Nummer eines Dritten lässt sich damit nicht recherchieren.